Særavtale om lønns- og personalopplysninger

§ 1.Virkeområde 

Denne avtalen gjelder behandling av personopplysninger om statens nåværende og tidligere ansatte, samt søkere til en stilling i staten.

§ 2.Formål

Formålet med avtalen er å fastsette og veilede om hvilke personopplysninger i statlig personaladministrasjon som kan behandles, samt å tilrettelegge for og forenkle behandlingen av slike opplysninger.

Arbeidsgivers behandling av personopplysninger må ha en saklig tilknytning til arbeidsforholdet, og kan bare behandles i den grad det det foreligger behandlingsgrunnlag etter personvernforordningen.

Administrering av lønn, lønnsforhandlinger, utvikling og opplæring, stillingsvurdering, bemanningsplanlegging, karriereplanlegging, budsjettmessige formål, velferdstiltak og behandling av disiplinærsaker er eksempler på behandlinger som har saklig tilknytning til arbeidsforholdet.

§ 3. Definisjoner

1.    Med personopplysning menes opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson. Se personvernforordningen artikkel 4 nr.1.
2.   Med behandling av personopplysninger menes enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med personopplysninger, enten automatisert eller ikke, f.eks. innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring. Se Personvernforordningen artikkel 4 nr. 2.
3.    Som særlige kategorier med sensitive personopplysninger menes opplysninger om
a)    rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning,
b)    helseforhold,
c)    seksuelle forhold eller seksuell orientering,
d)    medlemskap i fagforeninger,

Se personvernforordningen artikkel 9.

4.    Med lønns- og personalregistre menes registre hvor lønns- og personopplysninger om den enkelte arbeidstaker er registrert med sikte på å legge til rette for løpende lønns- og personalforvaltning. 
5.    Med lønnssentral menes administrativ funksjon som ledd i et sentralt eller lokalt lønns- og/eller personalsystem.

§ 4. Behandling av personopplysninger

1.    Personopplysninger kan bare behandles dersom det foreligger lovlig grunnlag for behandlingen etter personvernforordningen artikkel 6. Personopplysninger kan blant annet behandles dersom det er nødvendig for å oppfylle arbeidsavtalen, dersom det er nødvendig for å oppfylle en lovmessig plikt, dersom den registrerte samtykker eller dersom behandling av personopplysning er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse. Se personvernforordningen artikkel 6 nr 1 bokstav a, b, c og f.
2.    Særlige kategorier personopplysninger etter § 3 nr. 3 kan bare behandles dersom vilkårene i personvernforordningen artikkel 9 er oppfylt. I tillegg må det foreligge behandlingsgrunnlag etter personvernforordningen artikkel 6.

§ 5.Arbeidsgivers tilgang til særlige kategorier personopplysninger
1.    Arbeidsgiver kan behandle personopplysninger som er nødvendig for å gjennomføre arbeidsrettslige plikter eller rettigheter. Se personopplysningsloven § 6. 
2.    Regnskaps- og revisjonsmyndighetene har tilgang til alle nødvendige opplysninger.
3.    Staten kan få opplysninger om medlemskap i hovedsammenslutning eller forhandlingsberettiget organisasjon såfremt det i lov eller tariffavtale er knyttet noen bestemt rettsvirkning til slikt medlemskap.

§ 6.Arbeidstakers tilgang til personopplysninger

1.    Vedkommende arbeidstaker har tilgang til alle opplysninger om seg selv etter reglene i personvernforordningen artikkel 15 , og kan til enhver tid kreve feil rettet eller slettet etter reglene i personvernforordningen artikkel 17 og 16.
2.    Arbeidstaker har i samsvar med offentleglova rett til innsyn i dokumenter som viser en oversikt over lønnsopplysninger til de ansatte i virksomheten.

§ 7. Tjenestemanns- og yrkesorganisasjoners tilgang til personopplysninger i virksomheten

1.    Forhandlingsberettiget tjenestemanns- eller yrkesorganisasjon eller avdeling av slik organisasjon i den enkelte virksomhet, skal få tilgang på følgende opplysninger om virksomhetens ansatte:
a.    navn, kjønn, fødselsdato (seks siffer), eventuelt ansattnummer og privat adresse,
b.    arbeidssted,
c.    arbeidstid,
d.    utdannelse,
e.    stillingsbetegnelse, stillingsbrøk og kode, eventuelle opplysninger om ansiennitet

og andre lønnsopplysninger som er nødvendige for gjennomføringen av lokale forhandlinger.

§ 8.Informasjonssikkerhet, internkontroll og lagring av personopplysninger

1.    Behandling av personopplysninger skal skje under tilstrekkelig organisatoriske og tekniske tiltak for å ivareta personvernet. Dette innebærer blant annet å sørge for tilstrekkelig tilgangsstyring, logging og etterfølgende kontroll. 
2.    Personopplysninger skal lagres slik at det ikke er mulig å identifisere de registrerte i lengre perioder enn det som er nødvendig for formålene som personopplysningene behandles for. 
3.    Personopplsyninger kan lagres i lengre perioder dersom de utelukkende vil bli behandlet for arkivformål i allmenhetens interesse, for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller for statistiske formål i samsvar med personvernforordningen artikkel 89 nr. 1 , forutsatt at det gjennomføres egnede teknsike og organisatoriske tiltak. Se eksempelvis personvernforordningen artikkel 5 og arkivloven med forskrift.

§ 9.Fraværsregistrering

1.    Fravær i tjenesten registreres til bruk ved:
a)    Beregning av lønn.
b)    Registrering av ferie og permisjoner.
c)    Eventuell føring på personalkort/rulleblad.
d)    Kontroll med gjennomføring av skift- og turnusplaner.
e)    Utarbeidelse av fraværsstatistikk.
2.    Registrering av fravær til bruk ved planlegging av etatens virksomhet for personal- og økonomiforvaltningen (f.eks. for kartlegging av behov for ekstrahjelp og vikarer) og til forebyggende arbeid med helse, miljø og sikkerhet, skal skje uten at personnummer (de fem siste siffer i fødselsnummer) og navn framgår av utskriftene.
3.    Som fravær registreres:
a)    Sykefravær (uten angivelse av sykdommens art),
b)    Ferie,
c)    Permisjoner,
d)    Annet fravær (militærtjeneste, reiser, ikke legitimert fravær mv.).
4.    Fraværet skal registreres med antall fravær og antall fraværsdager. Tidspunktet for fravær kan også registreres. Det skal benyttes de samme, ensartede definisjoner på de ulike typer fravær.
5.    Registrering av arbeidstid, fleksitid og avspasering av overtid skjer etter regler fastsatt i egne avtaler.

§ 10. Statistikk

1.    Alle opplysninger som er innsamlet om arbeidstakerne, kan benyttes til å produsere statistiske oppgaver så fremt behandlingen også er i tråd med personvernforordningen, se Personopplysningsloven § 8 .
2.    Partene mener det er nødvendig for arbeidsgiver å utarbeide statistikk om lønns- og personalopplysninger om de ansatte i virksomheten til bruk for de lokale parter i lokale forhandlinger. Behandlingsgrunnlag for dette kan blant annet følge av personopplysningloven § 8, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e og personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. 
3. Partene mener det er nødvendig for staten å ha god oversikt over lønns- og personalutviklingen i staten.
4. Partene er enig om det er nødvendig for det departement som statens lønnssaker hører under (KDD) å produsere statistiske resultater om de ansatte i staten til bruk for partene i forhandlinger av sentrale tariffavtaler.   
5.    Partene er enige om at statistikk som bygger på opplysninger som framkommer av vedlegg til denne avtalen er nødvendig for å kunne gjennomføre sentrale forhandlinger.

§ 11. Hovedsammenslutningenes tilgang til statistikk for  sentrale forhandlinger

Med bakgrunn i sin plikt til å forhandle tariffavtaler og produsere statistikk for de sentrale parter mottar det departement som statens lønnssaker hører under (KDD) opplysninger fra A-ordningen fra SSB (statistisk sentralbyrå) og tilleggsinformasjon fra de statlige virksomhetene for å kunne ha et register som muliggjør statistikkproduksjon.

1.    Hovedsammenslutningene har tilgang til statistiske dataopplysninger fra dette registret i følgende form:

Akkumulerte (oppsamlede) data, tabellutskrifter og /eller aggregerte datagrunnlag, herunder data som gjør det mulig å foreta analyser av lønnsutviklingen for identiske personer i pseudonymisert form. Definisjon av datagrunnlaget utarbeides av KDD og hovedsammenslutningene.

Opplysningene gis i elektronisk form.
2.    Tjenestemanns- og yrkesorganisasjon på virksomhets- og forbundsnivå har ikke tilgang til opplysninger etter denne bestemmelsen, med mindre det foreligger hjemmel i lov. 
3.    De nærmere regler for bruk av datagrunnlag fastsettes av KDD etter drøfting med hovedsammenslutningene.

§ 12. Protokoller fra lokale forhandlinger

Alle opplysninger i protokoller med resultat fra lokale forhandlinger kan tilgjengeliggjøres for de ansatte på forhandlingsstedet.

§ 13. Varighet

Særavtalen gjelder fra og med 1. januar 2026 og til og med 31. desember 2028. Avtalen kan deretter sies opp av hver av partene med tre måneders varsel.

Protokolltilførsel fra staten og hovedsammenslutningene:

Partene vil i neste avtaleperiode nedsette en partssammensatt gruppe som gjennomgår lønnsstatistikken og vurderer hvordan statistikken kan gjøres mer tilgjengelig for forbund og virksomheter, i tråd med GDPR.

Vedlegg